Verzuimdossier en wat leg je vast

Wanneer een werknemer arbeidsongeschikt raakt om zijn werkzaamheden uit te voeren, meldt de werknemer zich bij de werkgever ziek. Vaak willen we weten wat eraan mankeert om te kunnen beoordelen hoelang de werknemer afwezig zal zijn. In veel gevallen geeft werknemer zelf ook door wat er medisch allemaal aan de hand is waarom hij dus niet of gedeeltelijk kan komen werken. In dit artikel neem ik u mee wat u wel en niet mag noteren en waarom een goede vastlegging van het verzuimdossier van belang is.

In mijn functie als raadgever kom ik veel in aanraking met problemen bij verzuimdossiers. In het algemeen denken werkgevers dat ze niets mogen en altijd al op achterstand staan. Als de juiste stappen in een verzuimdossier worden gezet en duidelijke afspraken worden gemaakt, kan er vaak juist veel problemen worden voorkomen of zelfs in het voordeel van de werkgever uitpakken. Dat lees ik ook terug in de jurisprudentie waarin werkgevers regelmatig in het gelijk wordt gesteld, door een goede afspraken te maken in combinatie met een goed dossieropbouw.

Het begint met de ziekmelding van de werknemer, deze vragen mag je stellen als werkgever:

  1. Het telefoonnummer en e-mailadres waarop u te bereiken bent en uw (verpleeg)adres;
  2. hoelang uw ziekte/verzuim vermoedelijk gaat duren;
  3. uw lopende werkzaamheden en afspraken, welke zaken moet een collega overnemen;
  4. of u onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt. Als u onder een vangnetbepaling valt, dan betaalt het UWV uw loon in plaats van de uw werkgever.
    (Er wordt niet gevraagd onder welke vangnetbepaling u valt);
  5. of uw ziekte verband houdt met een arbeidsongeval.
    (Er wordt niet gevraagd of uw verzuim werkgerelateerd is);
  6. of er sprake is van een verkeersongeval met regresmogelijkheid.
    (Dat houdt in dat werkgever de kosten van uw ziekteverzuim en re-integratie, mogelijk kan verhalen op de veroorzaker van het ongeval).

De antwoorden op de vragen welke genoteerd worden mogen geen medische gegevens bevatten, zelfs niet met toestemming van de werknemer. Lastig? Ja, vaak wel. Tip! Noteer het eerst op een kladblaadje en registreer het dan op de juiste manier in het systeem. Vernietig daarna het kladblaadje, zodat deze gegevens niet vastliggen.

Hieronder ga ik in op het noteren van de antwoorden aan de hand van de vragen welke gesteld mogen worden en waarom dit van belang is:

  1. Vraag altijd naar het telefoonnummer, adres en e-mailadres en noteer dit in het dossier;
    Hiermee kun je aangeven dat als je een e-mail of brief verstuurd dat je deze gegevens hebt uitgevraagd tijdens de ziekmelding en dat deze zouden moeten kloppen, zodat werknemer niet kan aangegeven dat het e-mailadres niet meer klopt of dat het adres is gewijzigd. Vooral van belang als je de werknemer waarschuwt of zelfs het loon opschort of stopt gaat zetten.
  2. Hoelang de verzuimduur vermoedelijk gaat duren, belangrijk om te weten hoelang de verzuimduur zal zijn voor uw personeelsplanning.
    Lijkt het erop dat het lang gaat duren of heeft u twijfels over de verzuimmelding, neem contact op met de arbodienst en laat de bedrijfsarts een advies uitbrengen. Bij twijfel kan de bedrijfsarts ook aangeven of er sprake is van ziekte. Blijkt er geen sprake van ziekte, kunt u een afspraak maken met werknemer om in gesprek te gaan, zodat u kunt kijken of er een oplossing tot stand komt.
  3. De lopende afspraken en werkzaamheden.
    Vraag hierna ook al lijkt het niet belangrijk, u komt vaak te weten wat er op de werkvloer gebeurt en hoe de verhouding onderling tussen werknemers is, daardoor kunt u mogelijk inspelen in de toekomst om problemen te voorkomen.

Noteer de antwoorden bij de vragen 4,5,6 uitsluitende met ja of nee, en vraag advies aan de arbodienst bij het antwoord Ja, wat u hiermee kunt doen.

Wanneer in de ochtend een medewerker zich ziek meldt en u heeft het op dat moment te druk, spreek met werknemer af dat u hem terugbelt op een concreet tijdstip. Daardoor kunt u op een rustiger moment alsnog de vragen stellen, de antwoorden noteren en vastleggen in het dossier.